Pode definir-se, sucintamente, protocolo empresarial como um conjunto de normas de atuação a que as empresas devem obedecer no relacionamento e na comunicação com os diversos públicos.
Uma atuação eficaz, em muitos contextos, requere conhecimentos específicos que excedem as áreas de competência estritamente técnicas dos colaboradores.
Um exemplo disso é a negociação com parceiros ou clientes internacionais em que as diferenças culturais se podem tornar um obstáculo se não forem devidamente acauteladas. Hoje em dia os mercados são exigentes e muito competitivos. O protocolo, como instrumento de comunicação, acrescenta valor ao relacionamento que as empresas têm com o exterior e é, consequentemente, uma mais-valia.
O protocolo empresarial está intrinsecamente associado ao desempenho de um vasto leque de profissionais, dentro de uma organização, não se resumindo a gestores e elementos da administração, pelo que é aconselhável que todos desenvolvam competências neste domínio. Este conhecimento como referido deverá, idealmente, ser transversal e uniforme dentro da organização, para que as mensagens de todos sejam coerentes.
Há inúmeras situações do quotidiano profissional em que os conhecimentos protocolares são um trunfo e contribuem para a transmissão de uma imagem de rigor da organização. Questões como a seleção da linguagem a utilizar em reuniões ou o tratamento escrito escolhido quando se escreve alguém são aspetos que podem afetar a imagem que se deixa em terceiros. Por exemplo, ao convidar para um encontro deve-se estar consciente de que o convite corresponderá sempre à primeira informação que o convidado terá do evento. A elaboração incorreta de um convite, se não tiver consequências diretas mais graves, deixa má imagem da organização, não só ao convidado mas a todos os que interagirem com ele.
De igual modo, ao promover um almoço de negócios é necessário atentar a diversos pormenores que passam pela escolha do espaço, à diversidade e à qualidade da alimentação, além da escolha da mesa e da definição de lugares.
Também o desempenho do papel do anfitrião, ao receber, atribuindo ao visitante um tratamento cuidado e ajustado em relação ao seu estatuto pode ser fundamental para se conseguir concluir com sucesso uma negociação. Este ponto merece particular atenção sempre que o encontro inclua clientes ou parceiros internacionais pois torna-se muito mais complexo e sensível. Os gestores estão conscientes que mudar de região, de país ou de continente, para negociar, se tornou imperativo. Por isso, quem pretenda trabalhar ou movimentar-se fora de Portugal, irá precisar de desenvolver um global mindset e de ter habilidade para se ajustar a outras culturas.
Um outro tópico de relevo é a imagem profissional. O colaborador transmite a imagem da imagem da empresa, devendo por isso, primar pela sobriedade, adaptar o seu estilo e a sua imagem em função da agenda de trabalho e em consonância com as regras definidas.
O conhecimento das regras de protocolo, no seu todo, contribui de forma fundamental para a melhoria da imagem que as organizações projetam.
* Artigo escrito segundo o novo acordo ortográfico.